Gemeente Helmond – Zaakgericht werken

Gemeente Helmond is momenteel bezig met een project om zaakgericht werken opnieuw te implementeren. Hierbij wordt het huidige zaaksysteem vervangen door een nieuw zaaksysteem. Hierbij schuiven wij niet zomaar een nieuw systeem naar binnen, maar kijken we goed naar de inrichting van het systeem en de wensen van de inwoner en de gebruiker.

Mijn naam is Ymke Ingelse en ik ben als adviseur vanuit Daadkracht nauw betrokken bij dit project als projectcoördinator. Ik stuur de verschillende projectleden aan en let op de implementatie en haalbaarheid van de planning. Daarnaast schakel ik veel met de verschillende proceseigenaren en managers om te borgen dat het procesgericht werken land in de gehele organisatie.

Binnen het project inventariseren we de verschillende processen en kijken we hoe het systeem hieraan moet volgen. Daarnaast kijken we welke systemen er momenteel gebruikt worden en hoe we deze het beste wel of niet in kunnen zetten in combinatie met het zaaksysteem. Daarbij houden we constant rekening met beschikbare standaarden. Denk hierbij onder andere aan de GEMMA (Gemeentelijke Model Architectuur). Uiteraard kijken we ook naar onderdelen waar maatwerk nodig is.

Het resultaat van het project is een helder ingerichte informatiehuishouding, inzicht in hoe de processen over verschillende afdelingen heen lopen en tevreden gebruikers van het nieuwe zaaksysteem. Uiteraard is het hierbij belangrijk dat de inwoner niet alleen sneller, maar ook beter geholpen kan worden doordat medewerkers van de gemeente inzicht hebben in het procesverloop.