Grip op je informatie
Informatiebeheerplan
De informatiestromen binnen overheidsorganisaties zijn complex en soms ook versnipperd. Vaak is onduidelijk waar informatie zich bevindt, bij welk proces deze hoort, in welke applicatie dit is opgeslagen of wie verantwoordelijk is voor het beheer ervan. Een effectief middel om overzicht en grip te krijgen, is het informatiebeheerplan. Veel gemeenten ervaren het opstellen van zo’n plan als een grote uitdaging: te veel processen en systemen en te weinig tijd en/of capaciteit om dit uit te voeren. Met ons informatiebeheerplan bieden we een praktische en bewezen aanpak waarmee je stap voor stap de controle over je informatie terugkrijgt.
Het gevolg van complexe en versnipperde informatiestromen
Het ontbreken van overzicht zorgt ervoor dat beheeracties blijven liggen. Informatie blijft te lang bewaard, metadata ontbreekt, systemen sluiten niet op elkaar aan en duurzame toegankelijkheid blijft onzeker. Dit brengt aanzienlijke risico’s met zich mee: inefficiëntie in de bedrijfsvoering, verlies van vertrouwen in de overheidsorganisatie en het risico op verlies van waardevol cultureel en historisch erfgoed. Bovendien is het gebrek aan inzicht in de informatiehuishouding in strijd met wettelijke verplichtingen vanuit de Archiefwet en de Wet open overheid.
Stap voor stap naar meer grip op informatie
De eerste stap naar meer grip op je informatie begint bij het in beeld brengen van je processen. Het laat zien waar risico’s zitten, waar verbetering nodig is en met welke concrete acties je als eerst aan de slag kunt. Daadkracht heeft een aanpak ontwikkeld die werkt. We passen ons modulaire sjabloon geheel aan op jouw organisatie en gaan graag met je in gesprek over een passende aanpak.
Onze aanpak
Zodra het ambitieniveau en de scope zijn bepaald, gaan we aan de slag met een gestructureerde, stapsgewijze aanpak:
- We brengen in kaart welke beleidskaders voor jouw organisatie van toepassing zijn.
- Samen met de key users analyseren we de huidige situatie tot in detail.
- We identificeren de knelpunten en uitdagingen.
- Met een gezamenlijke risicoanalyse bepalen we wat de hoogste prioriteit heeft.
- Op basis daarvan formuleren we concrete verbeteracties, inclusief verantwoordelijkheden en duidelijke deadlines.
- We zorgen ervoor dat het plan levend blijft, met blijvende aandacht voor opvolging en continue verbetering.
Een organisatie verandert voortdurend: processen krijgen aanpassingen, systemen ondergaan vernieuwing en teams voeren verbeteracties uit. Het informatiebeheerplan is opgezet als een levend document dat meebeweegt met de organisatie, in plaats van een momentopname die snel veroudert.
Kracht
is niets
anders
dan
evenwicht
Daarom Daadkracht
- Onze adviseurs zijn breed opgeleid aan onze eigen Academie. Met een multidisciplinaire blik kijken zij verder dan alleen informatiebeheer. Dankzij hun advieservaring stemmen ze elke boodschap scherp af op de doelgroep.
- Onze aanpak is projectmatig en concreet waardoor we altijd resultaat boeken met een tastbare oplevering.
- We kijken naar het totaalplaatje van relevante wettelijke kaders. Denk hierbij aan de Woo, Archiefwet, AVG en DUTO-eisen.
Neem contact op
Heb je hulp nodig bij het opstellen van een informatiebeheerplan? Neem contact op met Rosanne. We denken graag met je mee.
