Voor overheidsorganisaties is er sinds kort aardig wat gewijzigd als we kijken naar het bekendmakingsproces. Per 1 juli 2021 is de Wet elektronische publicaties (Wep) in werking getreden. Deze wet heeft als doel om de kennisgevingen en regelgeving (waaronder beleidsregels en overige besluiten van algemene strekking) van de overheid op één centrale plek digitaal toegankelijk te maken voor inwoners en bedrijven. Dit houdt onder meer in dat vanaf 1 juli enkel de publicatie in het elektronisch publicatieblad (te vinden via officielebekendmakingen.nl) rechtsgeldig is. Senior communicatieadviseur Myriam Cuypers-Ploem is als projectleider betrokken bij de implementatie van de Wep in de gemeente Meerssen. Zij schakelde Daadkracht in voor ondersteuning en advies in de vorm van een impactanalyse.
Goede indruk
Voorafgaand aan de Wep waren er nog veel meer stappen in de wetgeving die te maken hadden met elektronisch bekendmaken. “Ik was sinds de start in 2009 betrokken bij alle wetswijzigingen die sindsdien zijn doorgevoerd. Zo zijn we verplicht om de gemeentelijke regelingen meteen na vaststelling officieel bekend te maken en geconsolideerd beschikbaar te stellen via overheid.nl. Op een gegeven moment ben ik in contact gekomen met Daadkracht via Bart-Jan Flos. Dat heeft zo’n gedegen en goede indruk op mij gemaakt! Vooral de aanvullende service op juridisch vlak sprak mij aan. Dat ontbrak bij de partij waar we op dat moment zaten.” Een paar maanden geleden kreeg Meerssen signalen vanuit Binnenlandse Zaken en de eigen raad over het gemeentelijke regelingenbestand. Dat was niet helemaal op orde. “Omdat Daadkracht ons goed ondersteunt bij de invoer van onze regelgeving, was de keuze wat de actualisatie van ons regelingenbestand betreft snel gemaakt. Jullie zijn in mijn ogen heel erg betrouwbaar, goed, snel en laagdrempelig in de communicatie. Proactief. Meedenkend.”
Vangnet
Vanuit dat contact heeft Meerssen de vraag bij Daadkracht uitgezet of zij ook ondersteuning kon krijgen bij de implementatie van de Wep. Myriam: “de verantwoordelijkheid ligt natuurlijk bij de eigen organisatie. Maar het is fijn om een extra paar ogen en een vangnet te hebben. Eerst was er bij ons sprake van dat we ambtelijk zouden fuseren met de gemeente Maastricht. Vooruitlopend op de samenwerking met Maastricht zijn veel projecten on hold gezet. Doordat de samenwerking op het laatste moment niet doorging, kregen we behoefte aan extra ondersteuning. Er is ook een samenhang van de Wep met andere wetten, zoals de Omgevingswet. Dan is het belangrijk om processen integraal te benaderen en goed op elkaar af te stemmen. En als dat dan allemaal goed gelukt is, moet er wat nieuwe werkprocessen betreft een goede informatieoverdracht plaatsvinden naar zowel huidige als toekomstige medewerkers. Het is essentieel om dit goed te regelen, want een onjuiste bekendmaking kan flinke rechtsgevolgen hebben. Samen met Daadkracht hebben we bekeken hoe we dat het beste kunnen vormgeven.”
Onderscheidend
Myriam vindt vooral de proactieve houding, de extra service en de kwaliteit van Daadkracht onderscheidend. “We wachten bijvoorbeeld nog op het koppelvlak dat de automatische invoer van officiële kennisgevingen vanuit het omgevingsvergunningensysteem mogelijk maakt. Het is prettig om die periode met behulp van de bekendmakingen-invoerservice van Daadkracht te kunnen overbruggen. Ik denk dat andere gemeenten ook veel baat kunnen hebben bij zo’n tijdelijke ondersteuning!” En nu de impactanalyse is afgerond? “Onze werkprocessen voor officiële publicaties zijn goed op orde en dat verwachten we zo te houden. Overigens vond ik ook de presentaties die jullie voor onze medewerkers hebben gehouden heel verhelderend. Daardoor voelen ze zich betrokken en krijgen ze bovendien extra kennis mee. Dat zorgt voor draagvlak in de hele organisatie.”