Drie jaar geleden gebruikte ik, Anne Hendriks, wekelijks videobel applicaties. Zo bleef ik gemakkelijk in contact met studiegenoten om elkaar te overhoren en afstemming te hebben over projecten. Maar sinds ik werk, videobel ik zelden… Tot 7 weken geleden. Het gebruik van applicaties om te videobellen is in korte tijd explosief toegenomen dankzij het coronavirus. Lees hier wat handige tips om met een gerust hart thuis te werken, te videobellen en je privacy in je achterhoofd te houden.
Grip op je microfoon en camera
Het is verstandig om, voordat je een applicatie om te videobellen in gebruik neemt, maatregelen te treffen (better safe than sorry), bijvoorbeeld met een webcamcover. Een webcamcover is een kleine sticker die je plakt op de camera van je laptop. Als je de webcam niet gebruikt, blokkeert een schuifje de lens. Hier zijn ook andere creatieve oplossingen voor te bedenken (zoals een post-it). Daarnaast gebruik ik een app die detecteert als mijn microfoon of camera aan gaat. Ik gebruik hier de Mac-app Oversight voor. Tot slot geven applicaties zoals MS Teams je de mogelijkheid om je achtergrond te vervagen of wijzigen, dit beperkt het zicht op jouw privé-omgeving.
Wees alert voor ransomware
Ransomware is gijzelingssoftware. Het is ‘malware’, kwaadaardige software, die bestanden of zelfs je computer gijzelt. Deze aanvallen gebeuren iedere dag en met één klik kan het mis gaan. Het is schrijnend, maar in de afgelopen maanden zijn er zelfs cyberaanvallen op zorginstellingen geweest. Door zelf extra alert te zijn voor vreemde e-mailbijlagen of advertenties kun je een aanval op je computer voorkomen. Bij twijfel, bel de afzender om verheldering.
Keuze van applicatie
Bij het gebruik van applicaties om te videobellen heb je altijd te maken met beveiligings- en privacyrisico’s. Los van de applicatie die je gebruikt, is het raadzaam om zo min mogelijk gevoelige persoonsgegevens in videogesprekken te bespreken. Gebruik bijvoorbeeld een afkorting of alternatieve benaming. Bepaal als organisatie van tevoren welke eisen je aan een applicatie stelt. Denk hierbij aan eisen rondom functionaliteiten, gegevensverzameling en -doorgiften en versleuteling van verkeer. Als je vooraf bepaalt wat jij belangrijk vindt, kun je je mogelijkheden toetsen door middel van o.a. de keuzehulp van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Het zal je misschien niet zijn ontgaan, maar de afgelopen tijd heeft de applicatie Zoom last gehad van beveiligingslekken. Inmiddels heeft Zoom een beveiligingsupdate doorgevoerd. Maar let goed op, want hierdoor kan jouw computer ook ten prooi vallen aan cyberaanvallen. Stem met je collega’s en klanten af welke applicatie jullie gebruiken om te videobellen.
Handigheidje
Zit je met meerdere mensen in een afspraak, zet je microfoon alleen aan als je iets wil zeggen. Dit is beter voor de kwaliteit van het gesprek en voorkomt afleidende achtergrondgeluiden of een partner/kind die onverwachts iets roept (wat overigens wel grappige situaties op kan leveren). Daarnaast is het raadzaam om als organisatie videobel-instructies te geven zodat overleggen met grotere groepen ook vloeiend verlopen. Zo gebruiken wij de chat om tijdens presentaties vragen te stellen. Dan kan de presentator uitpraten, de vraag lezen en direct beantwoorden.
Als laatste zou ik willen zeggen: bel ook nog eens en strek ondertussen je benen. Combineer een overleg met een korte wandeling en haal een frisse neus. Zo houd je je brein ook gezond.