In veel organisaties voeren werknemers handmatig repetitieve taken uit. Denk aan het overtypen van gegevens, verwerken van facturen of het invullen van formulieren. Dit zijn vaak werkzaamheden of processen die veel tijd kosten, foutgevoelig zijn en bovendien ‘geestdodend’ kunnen zijn voor een werknemer. Kortom: dat mag wel wat efficiënter! RPA-software ondersteunt een proces door de werkzaamheden op de achtergrond automatisch uit te voeren. RPA staat voor Robotic Process Automation. Dit is een technologie om repetitieve handelingen te automatiseren. Het woord ‘robotic’ staat dus niet per definitie voor een fysieke robot, maar voor de software die deze handelingen uitvoert.
RPA bij jouw gemeente
Gemeenten en andere overheidsorganisaties kennen inmiddels een verregaande vorm van automatiseren. Ze werken met veel verschillende systemen en applicaties binnen een complexe digitale omgeving. Complexe koppelingen en repeterende handelingen om gegevens van de ene naar de andere applicatie te verplaatsen zijn hierbij niet uniek. Denk eens aan de controle en verwerking van facturen die per mail binnenkomen. Of aan de aanvraag van een rijbewijs of paspoort, het plannen van afspraken, of het opmaken van rapportages. Dit zijn allemaal administratieve processen waarbinnen RPA een ondersteunende rol kan spelen. Dit is bijvoorbeeld handig bij capaciteitsproblemen. Of het bespaart kosten in de uitvoering.
Wat zijn de voordelen van RPA?
Het grootste voordeel van de softwarerobot is dat het de tevredenheid van werknemers en de dienstverlening verbetert. Daarnaast zijn er nog veel meer voordelen te benoemen voor het gebruik van RPA:
- Omdat werknemers minder tijd kwijt zijn aan de repetitieve en terugkerende administratieve taken, houden ze meer tijd over voor de uitdagendere werkzaamheden. In sommige gevallen kan een software robot een taak of rol zelfs volledig vervangen.
- Met behulp van RPA verbeter je de dienstverlening. RPA zorgt voor een snellere doorlooptijd en een goedkoper proces. De software is namelijk sneller dan mensen en werkt zonder pauzes, 24 uur per dag, op de achtergrond door.
- Goed geprogrammeerde RPA zorgt voor minder (menselijke) fouten bij repetitieve werkzaamheden. De software robot maakt gebruik van een algoritme, waardoor de kans op fouten kleiner is.
- RPA is schaalbaar. Dit houdt in dat de software robot gemakkelijk meer of minder inzetbaar is.
- RPA is relatief snel en betaalbaar in te zetten, omdat er geen grote aanpassingen aan de bestaande IT-architectuur nodig zijn.
Zijn er ook nadelen?
RPA heeft veel voordelen. Toch kent het ook nadelen die je moet meenemen in je overweging of RPA een oplossing is die bij je organisatie past.
- RPA is niet voor alle processen geschikt. Denk aan complexe processen met veel uitzonderingen.
- RPA is complex om te implementeren en vergt een goede voorbereiding. Er moet eerst inzicht zijn in het proces en de gebruikte applicaties, voordat je met de implementatie aan de slag gaat.
- RPA zorgt in een proces vaak voor uitstel van updates en procesoptimalisatie. RPA is namelijk erg gevoelig voor wijzigende systemen en processen.
- RPA heeft ook na implementatie onderhoud en controle nodig. Als RPA verkeerd ingezet wordt zorgt dit namelijk voor meer fouten in het proces. Controle is dus erg belangrijk.
Hoe helpt daadkracht bij de start met rpa?
Voor ons is het proces altijd leidend. Daarom start de methode van Daadkracht met een quickscan op de aangegeven bedrijfsprocessen. We gaan hierbij uit van drie fasen:
Inzicht in proceskenmerken (fase 1)
We maken vlot inzichtelijk welke processen in de organisatie geschikt zijn voor de inzet van RPA. De mate van handwerk, herhaling, standaardisatie en uitzonderingen worden onderzocht.
Rangschikken van processen (fase 2)
Niet alle processen zijn geschikt voor RPA. In deze fase rangschikken we de onderzochte processen aan de hand van de organisatiedoelen. Samen komen we tot een prioritering van processen waarmee we in het verdere vervolg van de implementatie aan de slag gaan.
Ontwikkelanalyse (fase 3)
De inventarisatie eindigt met inzicht in de haalbaarheid, een stappenplan, planning en inzicht in de financiële impact. Aan het einde van de quickscan heeft de organisatie inzicht en een gedegen basis voor de verdere implementatie van RPA.
Heb je vragen over RPA, of wil je meer weten over de mogelijkheden binnen jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.